BAB1
Proses Perencanaan
1.#Pengertian Perencanaan
Dalam proses manajemen, yang menjadi titik awalnya adalah perencanaan. Jadi perencanaan sebagai awal kita melakukan proses manajemen sebelum kita melakukan pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan.
Menurut George R. Terry perencanaan adalah: “planning is the selecting and relating of fact and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired result”.
Dalam pengertian tersebut bisa kita simpulkan antara lain:
1. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret.
2. Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang.
3. Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.
Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.
1.1#Empat Tahap Dasar Perencanaan
Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini.
Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.
Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya sumberdayanya secara tidak efektif.
Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini.
Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi.
Tahap 3 : Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan.
Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.
Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagaialternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.
1.2#Perencanaan Operasional
Perencanaan operasional diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih sempit, jangka waktu yang lebih pendek (kurang dari 1 tahun) dan melibatkan manajemen tingkat bawah.
1.3#Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis merupakan rencana jangka panjang (lebih dari 5 tahun) untuk mencapai tujuan strategis. Fokus perencanaan ini adalah organisasi secara keseluruhan. Rencana strategis dapat dilihat sebagai rencana secara umum yang menggambarkan alokasi sumberdaya, prioritas, dan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Tujuan strategis biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak.
1.4#Faktor Waktu dan Perencanaan
Perencanaan merupakan salah satu fungsi dari manajemen atau pengelolaan termasuk pengelolaan komunikasi, baik ditinjau dari segi proses, bentuk maupun komponen-komponen atau unsur-unsur.
Dari sudut proses, pengelolaan mencakup unsur-unsur dalam manajemen, baik secara lengkap maupun secara sederhana. Secara lengkap unsur-unsur tersebut terdiri dari penelitian pengembangan (litbang); perencanaan; pengorganisasian; pelaksanaan/ pengkomunikasian; monitoring/pengawasan; dan penilaian. Secara singkat unsur tersebut dikenal dengan POAC (Planning Organizing, Actuating dan Controlling). Setiap unsur harus mampu didefinisikan baik secara logis maupun akademis. Dari masing-masing definisi setiap unsur/komponen tidak boleh tumpang tindih. Proses pengelolaan, bisa berbentuk lingkaran (cycle) termasuk proses komunikasi.
Dari sudut objek, perencanaan memerlukan faktor-faktor untuk pelaksanaannya, yaitu man, money, material, dan method untuk mencapai tujuan.
Di samping faktor proses dan objek juga harus diperhatikan komponen-komponen dalam proses komunikasi, seperti komunikator, pesan, media, komunikan, efek, feed back, tujuan, dan lingkungan yang turut mempengaruhinya.
Konsep Dasar Perencanaan terutama yang menyangkut pengertian merupakan langkah yang strategis di dalam menguasai konsep-konsep serta indikator-indikator dari perencanaan itu sendiri.
Perencanaan merupakan proses karya yang berkesinambungan sampai pada tahap pelaksanaan dan bahkan sampai pada tahap evaluasi. Seorang perencana selalu berusaha mengorganisasikan sumber-sumber atau faktor-faktor, seperti orang, material, dana dalam proses pengerjaan suatu kegiatan. Perencanaan juga merupakan langkah kedua dalam pengelolaan kegiatan setelah mengidentifikasi masalah-masalah, baik dari hasil penelitian maupun dari pengumpulan data yang sederhana.
Kurangnya berfikir strategis dan tidak mantapnya perencanaan dalam kegiatan komunikasi akan menimbulkan kontroversi daripada memecahkan masalah. Dalam perencanaan, sering berkaitan dengan istilah goal dan objective di samping meliputi pendekatan-pendekatan dan strategi yang harus diadakan.
Proses perencanaan melibatkan berbagai unsur di antaranya menurut Harold Koontz adalah menentukan tujuan, menetapkan premis-premis serta mencari dan menyelidiki berbagai kemungkinan rangkaian tindakan yang diambil.
Dalam penilaian tiap-tiap kemungkinan yang diselidiki berdasarkan pertimbangan untung rugi serta faktor-faktor yang akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. Harus disadari bahwa perencanaan banyak menghadapi faktor-faktor yang tidak pasti dan berubah-ubah sehingga penilaian terhadap kemungkinan tersebut sangat sulit untuk dilakukan.
Adapun unsur-unsur perencanaan adalah sebagai berikut:
1. Tujuan.
2. Policy.
3. Prosedur.
4. Progress (kemajuan).
5. Program.
Fungsi dan manfaat perencanaan dalam dunia modern semakin mendapat tempat yang paling penting karena di samping nilai manfaat juga fungsinya pun semakin dirasakan. Manfaat dan fungsi perencanaan dapat disimpulkan, sebagai berikut:
1. Perencanaan itu penting karena di dalamnya memuat garis-garis tujuan baik yang berjangka panjang ataupun pendek serta digariskan pula apa saja yang harus dilakukan agar tercapai tujuan-tujuan tersebut.
2. Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi semua anggota organisasi.
3. Perencanaan merupakan proses yang terus-menerus.
4. Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali.
5. Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber-sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.
Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal yaitu :
1. Waktu sangat diperlukan untuk melaksanaakan perencanaan efektif
2. Waktu sering di perlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif,karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3. Jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencan harus dipertimbangkan.
Factor waktu lainnya yang mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki..ini tergantung sumber daya yang tersedia dan drajat ketetapan perencanaan manajemen.
Waktu perkiraan akan menjadi masukan penting sebagai teknik lainnya digunakan untuk mengatur struktur dan semua proyek. Menggunakan teknik estimasi waktu yang baik dapat mengurangi proyek-proyek besar ke sejumlah proyek-proyek kecil.
BAB2
Penerapan tujuan
1. #Misi dan Tujuan Organisasi (Organization Goal)
Tujuan berbeda dengan sasaran, dimana tujuan cakupannya lebih luas di bandingkan dengan sasaran.Sasaran merupakan tujuan yang lebih khusus.Berbeda dengan pengeertian misi di mana misi merupakan pernyataan umum dan abadi tentang maksud tujuan organisasi yang membedakan organisasi yang satu dengan yang lainya.
Etzioni mengatakan bahwa tujuan organisasi merupakan keadaan yang diinginkan organisasi yang dikaitkan dengan tujuan yang ingin dicapai yang dinyatakan dalam suatu pernyataan.Serta memperkirakan tentang keadaan di masa yang akan datang.
Dua unsur dari pada tujuan, yaitu :
1. Hasil akhir yang ingin dicapai.
2. Kegiatan yang dilakukan saat ini untuk mencapai tujuan tersebut.
Dalam bukunya Manullag. Davis membagi tujuan menjadi tiga jenis, yaitu :
1. Tujuan Primer
2. Tujuan Kolateral
3. Tujuan Sekunder
2.#Fungsi tujuan
1. Sebagai dasar dan patokan bagi kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi baik pengarahan, penyaluran usaha-usaha maupun kegiatan dari para anggota organisasi tersebut tanpa kecuali.
2. Sumber legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang dilakukan guna mendapatkan sumberdaya yang diperlukan dalam proses produksi dan mendapatkan dukungan dari linkungan yang berada di sekitarnya.
3. Sebagai standart pelaksanaan dengan mendasarkan diri pada tujuan yang akan dicapai yang dibuat secara jelas dan dapat di pahami oleh anggota lainnya.
4. Sumber mitivasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya, missal dengan memberikan insentif bagi anggota yang melaksanakan tugasnya dengan baik, menghasilkan produk di atas standart dan lain sebagainya yang akhirnya dapat mendorong anggota lainnya.
5. Sebagai dasar rasional perusahaan, karena tujuan ini merupakan dasar perancangan dari organisasi.
3.#Managemen By Objective (MBO)
Management By Objective (MBO) menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan yang efektif, dengan menetapkan prosedur pencapaian baik yang formal maupun informal, pertama dengan menetapkan tujuan yang akan dicapai dilanjutkan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan sampai selesai baru diadakan peninjauan kembali atas pekerjaan yang telah dilakukan.
MBO adalah suatu proses partisipasi yang di rumuskan dalam bentuk misi atau sasaran, yang dapat di ukur dimana pengunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi pengoperasian satuan kerja.
Maksud utama penggunaan MBO yaitu untuk mencapai efisiensi dalam operasi seluruh kegiatan organisasi.Proses penerapan MBO ini tergantung pada dua hipotesa, yaitu :
1. Bila seseorang sudah terikat pada tujuan organisasi, diharapkan dia bersedia berkorban lebih besar.
2. Kapan saja seseorang memperkirakan sesuatu bakal terjadi, maka dia berusaha akan mewujudkannya.
BAB3
PEMBUATAN KEPUTUSAN
Pembuatan keputusan adalah bagian kunci kegiatan manajer. Kegiatan ini memainkan peranan penting, terutama bila manajer melaksanakan fungsi perencanaan. Perencanaan menyangkut keputusan-keputusan sangat penting dan jangka panjang yang dapat dibuat manajer. Dalam proses perencanaan, manajer memutuskan tujuan-tujuan organisasi yang akan dicapai, sumber daya-sumber daya yang akan digunakan, dan siapa yang akan melaksanakna setiap tugas yang dibutuhkan. Seluruh proses peerenacanaan itu melibatkan manajer dalam serangkaian situasi pembuatan keputusan. Kualitas keputusan-keputusan manajer akan menentukan efektifitas rencana yang disusun.
Pembuatan keputusan (decision making) menggambarkan proses melalui mana serangkaian kegiatan dipilih sebagai penyelesaian suatu masalah tertentu. George P. Huber membedakan pembuatan keputusan dari pembuatan pilihan ( choice making) dan dari pemecahan masalah ( problem solving). Dipihak lain, banyak penulis dan manajer menggunakan istilah “pembuatan keputusan dan pemecahan masalah” sebagai istilah yang dapat dipertukarkan, dan dalam bab ini akan digunakan istilah pembuatan keputusan yang mencakup artian keduanya.
BAB4
CONTOH PERENCANAAN JANGKA PENDEK
PERENCANAAN SELEKSI MARET-APRIL 2014
A. PENDAHULUAN
• Uraikan 5 W + 1 H
B. TUJUAN
• Uraikan 5 W + 1 H
C. KEBUTUHAN TENAGA
• Uraikan 5 W + 1 H dan bila perlu buatlah tabel
D. SUMBER TENAGA
• Uraikan 5 W + 1 H dan bila perlu buatlah tabel
E. PENGADAAN DAN SELEKSI
• Uraikan 5 W + 1 H dan buatlah tabelnya, misalnya :
•
NO PROGRAM KERJA TUJUAN FEB MAR BIAYA
1 Seleksi administrasi Menilai berkas lamaran calon sesuai persyaratan minggu ke-1 500.000,-
2 Wawancara pendahuluan Memverifikasi data lamaran calon minggu ke-2 1.000.000,-
3 Tes psikologi Memeriksa aspek psikologis calon minggu ke-3 dan 4 4.000.000,-
4 Wawancara mendalam Menilai calon sesuai aspek-aspek pekerjaan minggu ke-4 minggu ke-1 1.000.000,-
5 Pemeriksaan referensi Menimbang calon untuk penentuan 3 terbaik minggu ke-2 500.000,-
6 Pemeriksaan kesehatan Memeriksa aspek kesehatan calon minggu ke-3 2.000.000,-
7 Pengambilan keputusan Menentukan 1 cakon terbaik untuk setiap formasi minggu ke-4 500.000,-
Sumber: http://tkampus.blogspot.com/2011/11/normal-0-false-false-false-in-x-none-x_5867.html
Sumber: http://razzone-azhari.blogspot.com/2012/11/tugas-manajemen-umum-2.html
http://pembuatan-keputusan.blogspot.com/
http://mulyowiharto.blog.esaunggul.ac.id/2012/03/25/proses-pembuatan-rencana/
0 komentar:
Posting Komentar