9.1
Dasar Perencanaan Sistem Informasi Berbasis Komputer
Implementasi
sistem informasi berbasis komputer merupakan aktivitas yang berskala luas yang
melibatkan orang dan fasilitas yang banyak, uang dan peralatan dalam jumlah
yang besar, dan waktu yang panjang.
Perencanaan
Sistem Informasi Berbasis Komputer juga mempunyai manfaat, yaitu:
Ø Memberikan dasar pengontrolan.
Ø Mendefinisikan lingkup proyek;
Ø Mengatur urutan tugas;
Ø Mengetahui bidang masalah yang potensial;
Dilakukan dengan strategi Top-Down Design.
Tahapan dari siklus hidup sistem yaitu :
1. Tahap Perencanaan
2. Tahap Analisis
3. Tahap Rancangan
4. Tahap Penerapan
5. Tahap Penggunaan
Siklus
hidup sistem yang pertama dikelola oleh manajer unit jasa informasi, dibantu
oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman dan operasi. Namun kecenderungan
saat ini, meletakkan tanggung jawab pada tingkat yang lebih tinggi dan lebih
rendah. Ada tiga tingkatan besar (hirarki) dari manajemen siklus hidup sistem,
yaitu :
A. Tanggung
Jawab Eksekutif Ketika
sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur
utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek
pengembangannya. Ketika lingkup sistem menyempit dan folusnya lebih operasional
kemungkinan besar kepemimpinan akan dipegang oleh eksekutif tingkat yang lebih
rendah, seperti wakil direktur utama, direktur bagian administrasi, dan CIO.
B. Komite
Pengarah SIM (steering committee MIS – SC MIS) Banyak perusahaan
membuat suatu komite khusus, di bawah tingkat komite eksekutif, yang
bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek sistem. Jika tujuan komite
tersebut adalah memberikan petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang
berkesinambungan, dalam rangka penggunaan sumber daya komputer perusahaan maka
komite tersebut dinamakan Komite Pengarah SIM.
Komite Pengarah SIM melaksanakan tiga fungsi utama, yaitu :
a. menetapkan kebijakan
b. menjadi pengendali keuangan
c. menyelasaikan pertentangan
Keuntungan yang dicapai :
o semakin
besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk mendukung pemakai di seluruh
perusahaan.
o Semakin
besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan mempunyai perencanaan dan
pengendalian yang baik.
C. Kepemimpinan Proyek
Komite
pengarah SIM yang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan, tanggung jawabnya ada pada Tim Proyek.
Tim proyek mencakup semua orang yang ikut serta dalam pengembangan
sistem berbasis komputer.
9.2
Siklus Hidup Sistem
Siklus
hidup sistem (system life cycle ± SLC) adalah proses evolusioner yang diikuti
dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC sering
disebut dengan pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan
penggunaan sistem. Dilakukan dengan strategi Top-Down Design.
Tahapan
siklus hidup system yaitu :
· Fase Perencanaan
Menunjukan
setiap langkah yang harus dilakukan dan mengidentifikasi tanggung jawab
manajer dan spesialis informasi dalam hal ini adalah analis system.
Fase ini dimulai dengan mendefinisikan masalah dan dilanjutkan dengan sistem
penunjukan objektif dan paksaan. Di sini sistem analis memimpin studi yang
mungkin terjadi dan mengemukakan pelaksanaannya pada manajer.
Langkah-langkahnya:
1.
Menyadari masalah
Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non
manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.
2.
Mendefinisikan masalah
Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar
dapat mengatasi permasalah tersebut. Ia melakukan identifikasi dimana letak
permasalahannya, penyebabnya dan berusahan mengumpulkan semua informasi. Jika
perusahaan mempunyai kebijakan untuk mendukung end user computing, dan manajer
ingin memakai pendekatan tersebut untuk pengembangan sistem, maka ia
bertanggung jawab untuk membuat definisi. Selain itu, manajer memerlukan
bantuan analis sistem yang saling bekerja sama dengan manajer.
3.
Menentukan tujuan system
Manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus
dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Sehingga tujuan hanya dinyatakan
secara umum, yang nantinya akan dibuat lebih spesifik.
4.
Mengidentifikasi kendala sistem
Sistem baru dalam pengoperasiannya tidak bebas dari kendala. Beberapa kendala
mungkin ditimbulkan oleh lingkungan, seperti laporan pajak yang diminta oleh
pemerintah dan informasi pembayaran yang dibutuhkan oleh konsumen. Kendala
lainnya, seprti keharusan menggunakan perangkat keras yang telah ada atau
menyiapkan dan menjalankan sistem pada tanggal tertentu. Kendala-kendala
tersebut penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai
dikerjakan. Dengan demikian, baik rancangan sistem maupun kegiatan proyek akan
berada di antara kendala-kendala tersebut.
5.
Membuat studi kelayakan
Studi kelayakan adalah suatu tinjauan seklias pada faktor-faktor utama yang
akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada
enam dimensi kelayakan, yaitu :
a. Teknis; tersediakan hardware dan software untuk melaksanakan pemrosesan yang
diperlukan ?
b. Pengembalian ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan dinilai secara keuangan
dengan membandingkan kegunaan dan biayanya ?
c. Pengembalian non ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan dinilai berdasarkan
keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang?
d. Hukum dan etika; akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam batasan hokum
dan etika ?
e. Operasional; apakah rancangan sistem akan didukung oleh orang-orang yang
akan menggunakannya ?
f. Jadual; mungkinkah penerapan sistem dalam kendala waktu yang ditetapkan ?
Analis sistem mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menyawab
pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan mewawancarai beberapa pegawai penting
dalam area pemakai.
6.
Menyiapkan
usulan penelitian sistem
Jika suatu sistem dan proyek tampak layak, diperlukan penelitian sistem secara
menyeluruh. Penelitian sistem (sistem study) akan memberikan dasar yang terinci
bagi rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan
bagaimana sistem tersebut melakukannya. Analis akan menyiapkan usulan
penelitian sistem yang memberi dasar bagi manajer untuk menentukan perlu
tidaknya pengeluaran untuk analisi. Hal penting yang harus diingat tentang
usulan tersebut adalah bahwa sebagian besar isinya didasarkan pada perkiraan (perkiraan
merupakan informasi terbaik yang tersedia) dan perkiraan jauh lebih baik
daripada tanpa informasi sama sekali. Selebihnya akan dipelajari ketika siklus
hidup mulai berjalan.
7.
Menyetujui atau menolak proyek penelitian
Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra proyek dan rancangan
sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan keputusan
teruskan / hentikan. Pertimbangan penting yang perlu dilakukan yaitu :
a.
Akankah sistem yang diusulkan dapat mencapai tujuannya ?
b.
Apakah penelitian proyek yang diusulkan merupakan cara terbaik untuk melakukan
analisis sistem ?
Jika
keputusannya adalah teruskan maka proyek akan berlanjut ke tahap penelitian
(analisis). Namun, jika keputusannya hentikan maka semua pihak mengalihkan perhatiannya
ke masalah-masalah lain.
8. Menetapkan
mekanisme pengendalian
Sebelum penelitian sistem dimulai, SC MIS menetapkan pengendalian proyek dengan
menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan
dilaksanakan. Setelah jadual ditetapkan, jadual tersebut harus didokumentasikan
dalam bentuk yang memudahkan pengendalian. (misalkan gunakan Microsoft
Project).
· Fase Analisis dan Desain
Ketika
perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek
beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah
penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru
atau diperbarui. Adapun Tahapanya yaitu:
1.
Mengumumkan
Penelitian Sistem
2.
Mengorganisasikan Tim Proyek
3.
Mendefinisikan
Kebutuhan Informasi
4.
Mendefinisikan
Kinerja Sistem
5.
Menyiapkan
Usulan Rancangan
6.
Menerima
atau Menolak Proyek Rancangan
· Fase Implementasi
Dalam
tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk :
a)
Melakukan
kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang sebenarnya dari
sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya.
b)
Mengimplementasikan
sistem yang baru.
c)
Menjamin
bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal.
Kegiatan
yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah :
v
Programming
& testing
a.
Tujuan : Mengkonversikan perancangan logikal ke
dalam kegiatan operasi coding dengan menggunakan bahasa pemograman tertentu,
dan mengetest semua program serta memastikan semua fungsi / modul program dapat
berjalan secara benar.
b.
Hasil : Coding program dan
spesifikasi program.
v
Training
a.
Tujuan : Memimpin (conduct) pelatihan dalam
menggunakan sistem persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang
berhubungan dengan pelatihan (buku-buku panduan sistem).
b.
Hasil : Rencana pelatihan
sistem, modul-modul katihan dan sebagainya.
v
System
changeover
a.
Tujuan : Merubah pemakaian sistem lama ke sistem bari
dari sistem informasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan
tanggungjawab team designer ke pemakai siste (user organization).
b.
Hasil : Rencana (jadwal dan
metode) perubahan sistem (contract).
· Fase Operasi
Tahap
penggunaan terdiri dari 5 langkah, yaitu :
1. Menggunakan sistem
Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada
tahap perencanaan.
2. Audit
sistem
Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan
seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi tersebut dikenal
dengan istilah penelaahan setelah penerapan (post implementation review). Hasil
audit dilaporkan kepada CIO, SC MIS dan pemakai. Proses tersebut diulangi,
mungkin setahun sekali, selama penggunaan sistem berlanjut.
3. Memelihara sistem
Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem
terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasinya disebut pemeliharaan
sistem (sistem maintenance). Pemeliharaan sistem dilaksakan untuk 3 alasan,
yakni :
a. Memperbaiki kesalahan
b. Menjaga kemutakhiran sistem
c. Meningkatkan system
4. Menyiapkan
usulan rekayasa ulang
Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem
tersebut tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC MIS bahwa sistem itu
perlu direkayasa ulang (reengineered). Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan
yang mencakup dukungan untuk beralih pada suatu siklus hidup sistem baru.
Dukungan tersebut mencakup penjelasan tentang kelemahan inheren sistem,
statistik mengenai biaya perawatan, dan lain-lain.
5. Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa ulang sistem dan
menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.
9.3
Prototyping
Prototype
memberikan ide bagi pembuat dan pemakai potensial tentang cara sistem berfungsi
dalam bentuk lengkapnya. Proses akan menghasilkan prototype (prototyping).
Adapun jenis-jenis Prototipe, yaitu :
Prototype
jenis I, sesungguhnya akan menjadi
sistem operasional.
Prototype
jenis II, merupakan suatu model
yang berfungsi sebagai cetak biru bagi sistem operasional.
Daya
tarik prototype, yaitu :
a)
Komunikasi
antar analis sistem dengan pemakai membaik.
b)
Analis
dapat bekerja dengan lebih baik dalam menentukan kebutuhan pemakai.
c)
Pemakai
berperan lebih aktif dalam pengembangan sistem.
d)
Lebih
efisien dan dapat menghemat biaya pengembangan.
e)
Penerapan
lebih mudah.
Potensi
kegagalan prototype, yaitu :
a)
Bersifat
tergesa-gesa.
b)
Berharap
sesuatu yang tidak realistis dari sistem operasionalnya.
c)
Prorotipe
I tidak efisien terhadap sistem yang dikodekan dengan bahasa pemrograman.
d)
User
interface tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik.
Penerapannya
mempunyai prospek yang baik, dengan karakteristik sebagai berikut :
a)
Risiko
tinggi
b)
Pertimbangan
interaksi pemakai
c)
Jumlah
pemakai banyak
d)
Dibutuhkan
penyelesaian yang cepat
e)
Perkiraan
tahap penggunaan sistem yang pendek
f)
Sistem
yang inovatif
g)
Perilaku
pemakai yang sukar ditebak.
Pengembangan
Aplikasi Cepat (rapid application development – RAD)
RAD
merupakan seperangkat strategi, metodologi dan peralatan yang terintegrasi
dalam satu kerangka kerja menyeluruh (information engineering –
IE).
Metodologi
RAD akan memberi respon yang cepat terhadap kebutuhan pemakai, tetapi dengan
lingkup yang lebih luas.
Unsur-unsur
penting RAD, yaitu :
a)
Manajemen,
harus mendukung RAD sepenuhnya dan menyediakan lingkungan kerja yang membuat
kegiatan tersebut sangat menyenangkan.
b)
Manusia,
dibentuk beberapa Tim yang terspesialisasi yang dikenal dengan istilah SWAT (Skilled
with advanced tools).
c)
Metodologi,
yaitu siklus hidup RAD yang terdiri dari perencanaan kebutuhan, rancangan
pemakai, konstruksi, dan cutover.
d)
Peralatan,
terdiri dari bahasa pemrograman generasi ke-4 dan peralatan CASE (computer
aided software engineering)
