9. SIKLUS HIDUP SISTEM

9.1 Dasar Perencanaan Sistem Informasi Berbasis Komputer

Implementasi sistem informasi berbasis komputer merupakan aktivitas yang berskala luas yang melibatkan orang dan fasilitas yang banyak, uang dan peralatan dalam jumlah yang besar, dan waktu yang panjang.

Perencanaan Sistem Informasi Berbasis Komputer juga mempunyai manfaat, yaitu:

Ø  Memberikan dasar pengontrolan.

Ø  Mendefinisikan lingkup proyek;

Ø  Mengatur urutan tugas;

Ø   Mengetahui bidang masalah yang potensial;

Dilakukan dengan strategi Top-Down Design.
Tahapan dari siklus hidup sistem yaitu :
1. Tahap Perencanaan
2. Tahap Analisis
3. Tahap Rancangan
4. Tahap Penerapan
5. Tahap Penggunaan

Siklus hidup sistem yang pertama dikelola oleh manajer unit jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman dan operasi. Namun kecenderungan saat ini, meletakkan tanggung jawab pada tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah. Ada tiga tingkatan besar (hirarki) dari manajemen siklus hidup sistem, yaitu :

A.    Tanggung Jawab Eksekutif Ketika sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya. Ketika lingkup sistem menyempit dan folusnya lebih operasional kemungkinan besar kepemimpinan akan dipegang oleh eksekutif tingkat yang lebih rendah, seperti wakil direktur utama, direktur bagian administrasi, dan CIO.

B.    Komite Pengarah SIM (steering committee MIS – SC MIS) Banyak perusahaan membuat suatu komite khusus, di bawah tingkat komite eksekutif, yang bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek sistem. Jika tujuan komite tersebut adalah memberikan petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang berkesinambungan, dalam rangka penggunaan sumber daya komputer perusahaan maka komite tersebut dinamakan Komite Pengarah SIM.
Komite Pengarah SIM melaksanakan tiga fungsi utama, yaitu :
a. menetapkan kebijakan
b. menjadi pengendali keuangan
c. menyelasaikan pertentangan

           Keuntungan yang dicapai :

o   semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk mendukung pemakai di seluruh perusahaan.

o   Semakin besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan mempunyai perencanaan dan pengendalian yang baik.

C.    Kepemimpinan Proyek

Komite pengarah SIM yang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan,          tanggung jawabnya ada pada Tim Proyek. Tim proyek mencakup semua orang        yang ikut serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer.

9.2 Siklus Hidup Sistem

Siklus hidup sistem (system life cycle ± SLC) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC sering disebut dengan pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. Dilakukan dengan strategi Top-Down Design.

Tahapan siklus hidup system yaitu :

· Fase Perencanaan

Menunjukan setiap langkah yang harus dilakukan dan mengidentifikasi tanggung jawab manajer  dan spesialis informasi dalam hal ini adalah analis system. Fase ini dimulai dengan mendefinisikan masalah dan dilanjutkan dengan sistem penunjukan objektif dan paksaan. Di sini sistem analis memimpin studi yang mungkin terjadi dan mengemukakan pelaksanaannya pada manajer.

Langkah-langkahnya:

1.            Menyadari masalah
Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.

2.            Mendefinisikan masalah
Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalah tersebut. Ia melakukan identifikasi dimana letak permasalahannya, penyebabnya dan berusahan mengumpulkan semua informasi. Jika perusahaan mempunyai kebijakan untuk mendukung end user computing, dan manajer ingin memakai pendekatan tersebut untuk pengembangan sistem, maka ia bertanggung jawab untuk membuat definisi. Selain itu, manajer memerlukan bantuan analis sistem yang saling bekerja sama dengan manajer.

3.            Menentukan tujuan system
Manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Sehingga tujuan hanya dinyatakan secara umum, yang nantinya akan dibuat lebih spesifik.

4.            Mengidentifikasi kendala sistem
Sistem baru dalam pengoperasiannya tidak bebas dari kendala. Beberapa kendala mungkin ditimbulkan oleh lingkungan, seperti laporan pajak yang diminta oleh pemerintah dan informasi pembayaran yang dibutuhkan oleh konsumen. Kendala lainnya, seprti keharusan menggunakan perangkat keras yang telah ada atau menyiapkan dan menjalankan sistem pada tanggal tertentu. Kendala-kendala tersebut penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan. Dengan demikian, baik rancangan sistem maupun kegiatan proyek akan berada di antara kendala-kendala tersebut.

5.             Membuat studi kelayakan
Studi kelayakan adalah suatu tinjauan seklias pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan, yaitu :
a. Teknis; tersediakan hardware dan software untuk melaksanakan pemrosesan yang diperlukan ?
b. Pengembalian ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan dinilai secara keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya ?
c. Pengembalian non ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan dinilai berdasarkan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang?
d. Hukum dan etika; akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam batasan hokum dan etika ?
e. Operasional; apakah rancangan sistem akan didukung oleh orang-orang yang akan menggunakannya ?
f. Jadual; mungkinkah penerapan sistem dalam kendala waktu yang ditetapkan ?
Analis sistem mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menyawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan mewawancarai beberapa pegawai penting dalam area pemakai.

6.             Menyiapkan usulan penelitian sistem
Jika suatu sistem dan proyek tampak layak, diperlukan penelitian sistem secara menyeluruh. Penelitian sistem (sistem study) akan memberikan dasar yang terinci bagi rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem tersebut melakukannya. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang memberi dasar bagi manajer untuk menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analisi. Hal penting yang harus diingat tentang usulan tersebut adalah bahwa sebagian besar isinya didasarkan pada perkiraan (perkiraan merupakan informasi terbaik yang tersedia) dan perkiraan jauh lebih baik daripada tanpa informasi sama sekali. Selebihnya akan dipelajari ketika siklus hidup mulai berjalan.

7.            Menyetujui atau menolak proyek penelitian
Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra proyek dan rancangan sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan  keputusan teruskan / hentikan. Pertimbangan penting yang perlu dilakukan yaitu :

a. Akankah sistem yang diusulkan dapat mencapai tujuannya ?

b. Apakah penelitian proyek yang diusulkan merupakan cara terbaik untuk melakukan analisis sistem ?

Jika keputusannya adalah teruskan maka proyek akan berlanjut ke tahap penelitian (analisis). Namun, jika keputusannya hentikan maka semua pihak mengalihkan perhatiannya ke masalah-masalah lain.

8.    Menetapkan mekanisme pengendalian
Sebelum penelitian sistem dimulai, SC MIS menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan. Setelah jadual ditetapkan, jadual tersebut harus didokumentasikan dalam bentuk yang memudahkan pengendalian. (misalkan gunakan Microsoft Project).

· Fase Analisis dan Desain

Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui. Adapun Tahapanya yaitu:

1.    Mengumumkan Penelitian Sistem

2.     Mengorganisasikan Tim Proyek

3.    Mendefinisikan Kebutuhan Informasi

4.    Mendefinisikan Kinerja Sistem

5.    Menyiapkan Usulan Rancangan

6.    Menerima atau Menolak Proyek Rancangan

· Fase Implementasi

Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk :

a)    Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya.

b)   Mengimplementasikan sistem yang baru.

c)    Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah :

v  Programming & testing

a. Tujuan      : Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan operasi coding dengan menggunakan bahasa pemograman tertentu, dan mengetest semua program serta memastikan semua fungsi / modul program dapat berjalan secara benar.

b. Hasil         : Coding program dan spesifikasi program.

v  Training

a. Tujuan      : Memimpin (conduct) pelatihan dalam menggunakan sistem persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan pelatihan (buku-buku panduan sistem).

b. Hasil         : Rencana pelatihan sistem, modul-modul katihan dan sebagainya.

v  System changeover

a. Tujuan     : Merubah pemakaian sistem lama ke sistem bari dari sistem informasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan tanggungjawab team designer ke pemakai siste (user organization).

b. Hasil        :  Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).

· Fase Operasi

Tahap penggunaan terdiri dari 5 langkah, yaitu :

1.    Menggunakan sistem
Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.

2.     Audit sistem
Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi tersebut dikenal dengan istilah penelaahan setelah penerapan (post implementation review). Hasil audit dilaporkan kepada CIO, SC MIS dan pemakai. Proses tersebut diulangi, mungkin setahun sekali, selama penggunaan sistem berlanjut.

3.     Memelihara sistem
Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasinya disebut pemeliharaan sistem (sistem maintenance). Pemeliharaan sistem dilaksakan untuk 3 alasan, yakni :
a. Memperbaiki kesalahan
b. Menjaga kemutakhiran sistem
c. Meningkatkan system

4.     Menyiapkan usulan rekayasa ulang
Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem tersebut tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC MIS bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang (reengineered). Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk beralih pada suatu siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut mencakup penjelasan tentang kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan, dan lain-lain.

5.    Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa ulang sistem dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.

9.3 Prototyping

Prototype memberikan ide bagi pembuat dan pemakai potensial tentang cara sistem berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Proses akan menghasilkan prototype (prototyping). Adapun jenis-jenis Prototipe, yaitu :

Prototype jenis I, sesungguhnya akan menjadi sistem operasional.

Prototype jenis II, merupakan suatu model yang berfungsi sebagai cetak biru bagi sistem operasional.

Daya tarik prototype, yaitu :

a)    Komunikasi antar analis sistem dengan pemakai membaik.

b)   Analis dapat bekerja dengan lebih baik dalam menentukan kebutuhan pemakai.

c)     Pemakai berperan lebih aktif dalam pengembangan sistem.

d)     Lebih efisien dan dapat menghemat biaya pengembangan.

e)     Penerapan lebih mudah.

Potensi kegagalan prototype, yaitu :

a)    Bersifat tergesa-gesa.

b)    Berharap sesuatu yang tidak realistis dari sistem operasionalnya.

c)    Prorotipe I tidak efisien terhadap sistem yang dikodekan dengan bahasa pemrograman.

d)    User interface tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik.

Penerapannya mempunyai prospek yang baik, dengan karakteristik sebagai berikut :

a)    Risiko tinggi

b)   Pertimbangan interaksi pemakai

c)    Jumlah pemakai banyak

d)    Dibutuhkan penyelesaian yang cepat

e)    Perkiraan tahap penggunaan sistem yang pendek

f)     Sistem yang inovatif

g)    Perilaku pemakai yang sukar ditebak.

Pengembangan Aplikasi Cepat (rapid application development – RAD)

RAD merupakan seperangkat strategi, metodologi dan peralatan yang terintegrasi dalam satu kerangka kerja menyeluruh (information engineering – IE).

Metodologi RAD akan memberi respon yang cepat terhadap kebutuhan pemakai, tetapi dengan lingkup yang lebih luas.

Unsur-unsur penting RAD, yaitu :

a)    Manajemen, harus mendukung RAD sepenuhnya dan menyediakan lingkungan kerja yang membuat kegiatan tersebut sangat menyenangkan.

b)   Manusia, dibentuk beberapa Tim yang terspesialisasi yang dikenal dengan istilah SWAT (Skilled with advanced tools).

c)    Metodologi, yaitu siklus hidup RAD yang terdiri dari perencanaan kebutuhan, rancangan pemakai, konstruksi, dan cutover.

d)    Peralatan, terdiri dari bahasa pemrograman generasi ke-4 dan peralatan CASE (computer aided software engineering)