4. PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

4.1 Pendekatan Sistem

Pendekatan Sistem Dalam Memecahkan Masalah Dan Membuat KeputusanManajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).

· Pemahaman Dasar Pemecahan Masalah Dan Pembuatan Keputusan

Masalah masalah yang kompleks sering terjadi di perusahaan perusaahan. Di sini di tuntut peran manajer untuk memecahkan masalah tersebut sebagai pembuat keputusan. Dalam memecahkan suatu masalah manajer mengidentifikasi,  mengembangkan, menyeleksi,menerapkan dan menindak lanjuti untuk memastikan bahwa kapan solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.

Manajer juga perlu melakukan pendekatan ke sebuah Sistem untuk mendapatkan solusi pemecahan masalah yang tidak merugikan perusahaan.

Ø  Proses pemecahan masalah dapat dilakukan dengan empat tahapan utama yaitu :

1.    Memahami dan mendefinisikan masalah

Bagian ini merupakan bagian yang sangat penting karena menjadi awal dari seluruh proses pemecahan masalah. Tujuan pada bagian ini adalah memahami masalah dengan baik dan menghilangkan bagian-bagian yang dirasa kurang penting.

2.    Membuat rencana untuk pemecahan masalahPada bagian ini ada dua kegiatan penting yaitu :
a) mencari berbagai cara penyelesaian yang mungkin diterapkan

      b) membuat rencana pemecahan masalah

Penyelesaian suatu masalah biasanya tidak hanya satu tapi mungkin bisa beberapa macam. Sebagai ilustrasi, apabila kita berada di kota Surabaya dan ingin pergi ke Jakarta, maka banyak cara yang mungkin bisa dilakukan, misalnya kita bisa menempuh dengan angkutan darat, laut atau udara. Dengan angkutan darat kita bisa menggunakan kereta api, bus atau angkutan yang lain. Jalurnya pun kita bisa lewat jalur utara, tengah atau selatan. Jadi banyak sekali cara penyelesaian yang bisa kita kembangkan. Masing-masing mempunyai karakteristik sendiri-sendiri. Dari sekian banyak penyelesaian ini kita harus memilih satu yang berdasarkan persyaratan tertentu merupakan cara yang paling baik untuk menyelesaikan permasalahan. Setelah terpilih, maka kita dapat membuat rencana kasar (outline) penyelesaian masalah dan membagi masalah dalam bagian-bagian yang lebih kecil. Rencana kasar (outline) penyelesaian masalah hanya berisi tahapan-tahapan utama penyelesaian masalah.

3.    Merancang dan menerapkan rencana untuk memperoleh cara penyelesaian.
Pada bagian ini rencana kasar penyelesaian masalah diperbaiki dan diperjelas dengan pembagian dan urutan rinci yang harus ditempuh dalam penyelesaian masalah.

4.    Memeriksa dan menyampaikan hasil dari pemecahan masalah
Bagian ini bertujuan untuk memeriksa apakah akurasi (ketepatan) hasil dari cara yang dipilih telah memenuhi tujuan yang diinginkan. Selain itu juga untuk melihat bagaimana daya guna dari cara yang dipilih yang dipilih.

Ø  Faktor manusia yang mempengaruhi pemecahan masalahAda 3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :

1.    Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.

2.    Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker)) :
a. Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
b. Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.

3.    Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah masalah
( Problem solver) :
a. Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem.
Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

· Tahapan Pemecahan Masalah Dengan Menggunakan Pendekatan Sistem

1.    Usaha Persiapan

=> Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
=>Mengenal sistem lingkungan.
=>Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

2.    Usaha Definisi

=>Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.
=>Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :
1. Mengevaluasi standar.
2. Membandingkan output dengan standar.
3. Mengevaluasi manajemen.
4. Mengevaluasi pemroses informasi.
5. Mengevaluasi input dan sumber daya input.
6. Mengevaluasi proses.
7. Mengevaluasi sumber daya output.

3.    Usaha Pemecahan
=>Pertimbangan alternatif yang layak.
=>Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
=>Memilih solusi terbaik.
=>Menerapkan solusi.
=>Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

· Faktor Manusia Yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah

1. Merasakan Masalah (Problem Solving Styles)

Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

-          Penghindar masalah (problem avoider)
manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.

-          Pemecah masalah (problem solver)
manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

-          Pencari masalah (problem seeker)
manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

2. Mengumpulkan Informasi (Information-Gathering Styles)

Manajer dpt menunjukkan salah satu dari 2 gaya mengumpulkan informasi atau sikap thd total volume informasi yg tersedia :

-          Gaya teratur (preceptive style)
manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

-          Gaya menerima (receptive style)
manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

3. Menggunakan informasi (Information-Using Styles)

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi, yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.

-          Gaya sistematik (systematic style)
manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

-          Gaya intuitif (intuitive style)
manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.