1. PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

1.1.       PENTINGNYA MANAJEMEN INFORMASI DALAM PERUSAHAAN

Ø  pentingnya manajemen informasi dalam perusahaan disebabkan karena:
pengaruh ekonomi internasional.

Ø  persaingan dunia.

Ø  batas waktu yang singkat.

Ø  kendala-kendala sosial

·         Meningkatnya Kekompleksan Tugas Manajemen

            Manajemen selalu merupakan tugas yang sulit, bahkan sekarang ini ia lebih sulit dibandingkan sebelumnya. Semua perusahaan yang termasuk dalam ekonomi internasional, teknologi bisnisnya akan menjadi lebih kompleks, kerangka watu untuk menetapkan keputusan juga makin rumit, dan terdapat pula tekanan baik dari pesaing dan masyarakat.

·         Keberadaan Alat Untuk Memecahkan Persoalan

            Sementara tugas manajer menjadi lebih kompleks, ada usaha untuk meningkatkan efektifitas dalam pemecahan masalah. Kesemuanya ini terpusat pada teknik kwantitatif dan peralatan elektronik, seperti computer. Selama tahun 1950-an, metematika tingkat lanjut digunakan untuk memecahkan masalah bisnis, biasanya dalam bidang manufaktur. Usaha awal ini disebut Operation Research (OR). Selama tahun 1960-an, istilah management science dikenal sebagai metode kwantitatif yang diterapkan dalam skala luas, misalnya dalam bidang keuangan dan marketing. Bertambahnya popularitas komputer pada akhir tahun 1960-an dan 1970-an menyebabkan adanya usaha untuk memanfaatkan peralatan elektronik ini untuk penghitungan matematika. Sekarang, manajer dapat mengakses komputer sentral dari terminal seperti mesin ketik. Di beberapa perusahaan, para manajer mempunyai mikrokomputer sendiri atau micros. Biasanya, micros ini di sambungkan ke komputer sentral untuk membentuk jaringan pemecahan masalah yang terpadu.   

1.2.      PERANAN MANAJER DALAM PENGELOLAAN MANAJEMEN INFORMASI

            Manajer adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mengarahkan penggunaan segala jenis sumber. Sumber tersebut dapat berupa uang, peralatan, uang, bahkan informasi. Definisi luas semacam itu mencangkup orang yang biasanya tidak dianggap sebagai manajer, yaitu pastor, pimpinan band, senator, dan 83 pelatih tim atletik.

Pemimpin harus memiliki tiga kemampuan khusus yakni :

Ø  Kemampuan analitis (analytical skills), yakni kemampuan untuk menilai tingkat pengalaman dan motivasi bawahan dalam melaksanakan tugas.

Ø  Kemampuan untuk fleksibel (flexibility atau adaptability skills), yaitu kemampuan untuk menerapkan gaya kepemimpinan yang paling tepat berdasarkan analisa terhadap situasi.

Ø  Kemampuan berkomunikasi (communication skills), yakni kemampuan untuk menjelaskan kepada bawahan tentang perubahan gaya kepemimpinan yang diterapkan.

·         Keterampilan Manajemen

            Ada banyak keterampilan yang bias disebutkan yang harus dipunyai oleh seorang manajer yang berhasil, namun dua diantaranya yang dianggap paling dasar adalah komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer pada semua tingkatan dan dalam semua area fungsional akan berkomunikasi dengan orang yang memberikan laporan kepadanya, dengan manajer lain, dan dengan orang di luar organisasi. Manajer tersebut juga harus memecahkan masalah dengan membuat perubahan terhadap operasi perusahaan, sehingga dapat menyesuaikan dengan lingkungannya yang telah berubah. Komputer dapat digunakan oleh para manajer untuk meningkatkan keterampilannya baik dalam berkomunikasi dan memecahkan masalah.

·         Manajer Dan Sistem Perusahaan

            Orientasi sistem atau system orientation sering diasosiasikan dengan manajemen modern. Dalam melakukan orientasi semacam itu, manajer harus melihat perusahaannya sebagai sebuah keterpaduan unit fungsional yang bekerja untuk mencapai tujuan bersama. Unit dipadukan oleh masuknya sumber, seperti materi dan informasi, dan keberadaan tiap unit tergantung pada unit yang lain.

            Untuk melengkapi orientasi sistem ini, manajer harus mengetahui kepentingan lingkungan perusahaan. Perusahaan tidak hanya melihat pada lingkungan yang memberikan sumber kehidupannya, namun ia juga harus memberikan konstribusi ke lingkungan tersebut.

            Dengan menganggap operasi bisnis sebagai sistem yang terpadu dengan seting lingkungan yang lebih luas, berarti ini merupakan cara pemikiran yang abstrak. Namun, hal ini akan berguna bagi manajer. Ia akan mencegah manajer tersesat dalam detail pekerjaannya dan ia menekankan adanya kepastian bahwa semua bagian organisasi telah bekerja secara bersama-sama.

1.3.      DATA DAN INFORMASI

            Banyak orang mengartikan istilah data dan informasi dengan sama. Hal ini dapat diterima terjadi dalam percakapan lesan, namun tidak untuk orang yang mempunyai pemahaman informasi. Data terdiri dari kenyataan dan gambar yang secara relatif tak mempunyai arti bagi pemakai. Sebagai contoh, data mungkin dapat berupa jam kerja untuk tiap karyawan dalam suatu perusahaan. Jika data ini diproses, ia dapat diubah menjadi informasi. Bila jam kerja yang dilakukan oleh tiap karyawan dikalikan dengan biaya per jam, maka produksinya akan merupakan pendapatan kotor. Bila gambaran pendapatan kotor tiap karyawan ini dijumlahkan, maka jumlahnya merupakan biaya keseluruhan dari perusahaan tersebut. Jumlah biaya ini akan merupakan informasi bagi pemilik perusahaan. Informasi adalah data yang diproses, atau data yang mempunyai arti. Informasi menguak sesuatu yang sebelumnya tidak diketahui.

            Anda mungkin pernah mendengar ungkapan, “Rongsokan dari seseorang adalah harta bagi orang lain”. Dalam pembahasan data dan informasi, kita dapat mengatakan, “Data seseorang adalah informasi bagi orang lain””. Contoh dari gambaran pendapatan kotor bagi karyawan perusahaan merupakan contoh yang tepat. Gambaran yang terpisah adalah informasi bagi tiap karyawan, tiap gambaran memberitahukan karyawan mengenai jumlah uang yang dihasilkan minggu yang lalu. Namun untuk pemilik perusahaan, gambaran ini merupakan data. Pemilik ingin mengetahui biaya total perusahaannya, gambaran yang terpisah (data) harus diproses untuk menghasilkan jumlah biaya ini. Transformasi dari data menjadi informasi dilakukan oleh Information Processor (pemroses informasi). Pemroses informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem konsep.

1.4.      KOMPUTER SEBAGAI ELEMEN DALAM SISTEM INFORMASI

            Ketika perusahaan memutuskan untuk menggunakan komputer dalam sistem informasinya, maka proyek jangka panjang dimulai, yang mempengaruhi keseluruhan organisasi maupun berbagai elemen lingkungannya. Karena terdapat banyak jenis komputer dan komputer tersebut dapat digunakan dengan  berbagai cara, maka manajer perusahaan tersebut dihadapkan dengan banyak pilihan. Spesialis informasi membantu manajer untuk menyusun konfigurasi yang tepat.

1.5.      EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

            Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis difokuskan pada data. Kemudian, terdapat lagi penekanan pada informasi dan pembuatan keputusan. Sekarang, komunikasi dan konsultasi mendapatkan perhatian yang besar.

·         Fokus Data (SIA/EDP)

            Selama era prakomputer, perusahaan umumnya mengabaikan keperluan informasi bagi manajer. Hal ini berlanjut sampai munculnya komputer yang pertama, karena komputer pada saat itu hanya terbatas penggunaannya pada aplikasi akuntansi.

            Selama periode ini, yang berakhir sampai pertengahan tahun 60-an, aplikasi komputer disebut electronic data processing (pemrosesan data elektronik) atau EDP. Istilah ini tidak sesuai untuk digunakan lagi, karena bila digunakan ia mempunyai konotasi yang negatif. Ini berarti terbatasnya penggunaan komputer yang hanya untuk memproses data akuntansi, bukannya untuk menghasilkan informasi manajemen.

            Istilah yang kita gunakan untuk menjelaskan aplikasi komputer utama ini, yang hal ini masih dilakukan, adalah data processing (pemrosesan data) atau DP. DP menghasilkan beberapa informasi, walaupun hal tersebut bukanlah misi utamanya.

·         Fokus Informasi (SIM)

            Beberapa orang yang mempunyai pandangan luas menganggap bahwa komputer dapat melakukan hal yang lebih daripada sekedar memproses data. Diantara mereka ini adalah H.P Luhn dan Stephen E. Furth dari IBM, yang mengembangkan penggunaan komputer yang dikenal dengan information retrieval (pemanggilan informasi). Pengembangan ini terjadi selama akhir tahun 50-an dan awal tahun 60-an. Pemanggilan informasi tidak melakukan kalkulasi ataupun akumulasi. Ia dimaksudkan hanya untuk penyimpanan data khusus, seperti judul dan abstraksi dari publikasi cetak atau dari isi catatan pengadilan. Pemanggilan informasi adalah langkah pertama menuju penggunaan komputer sebagai sistem informasi.

            Pada tahun 1964, generasi baru dari peralatan komputerisasi diperkenalkan, yang sangat berpengaruh terhadap cara penerapan komputer. Komputer baru tersebut adalah yang pertama kali menggunakan sirkuit chip silikon, dan ia menawarkan kemungkinan terhadap daya yang lebih besar untuk tiap dollar yang dikeluarkan. Sebuah perusahaan dapat mulai menggunakan komputer yang lebih cepat dan memiliki unit penyimpanan berkapasitas besar ini. Dengan peralatan komunikasi ini maka biaya secara relatif dapat dikurangi. Konsep penggunaan komputer sebagai Management Information System (MIS) ini dikembangkan oleh pabrik komputer untuk melengkapi peralatan tambahan. Konsep MIS menandakan bahwa aplikasi komputer harus dilakukan untuk mencapai tujuan utama, yaitu menghasilkan informasi manajemen. Konsep tersebut secara cepat digunakan oleh berbagai perusahaan yang besar, karena perusahaan tersebut menyadari akan pentingnya mendapatkan informasi manajemen.

            Jalan yang ditempuh oleh perusahaan perintis ini tidaklah mudah. Hasil yang nyata seringkali tidak sesuai dengan yang diharapkan. Ada beberapa sebab kenapa usaha penggunaan MIS yang pertama ini gagal, yaitu kurangnya pemahaman umum mengenai komputer oleh para pemakai, pengabaian peranan manajemen oleh spesialis informasi, peralatan komputerisasi yang mahal dan terbatas oleh standart, dan sebagainya. Namun, kesalahan utama yang ada dalam penggunaan awal dari sistem ini adalah bahwa mereka terlalu ambisius. Perusahaan yakin bahwa ia akan dapat membangun sistem informasi raksasa untuk mendukung kerja para manajer. Rancangan sistem dibuat besar dan dengan cepat, sehingga akhirnya tak dapat dikelola dengan baik. Beberapa perusahaan tetap bertahan untuk menggunakannya, menginvestasikan lebih banyak lagi sumber, dan akhirnya mengembangkan sistem yang dapt bekerja , walaupun sistem tersebut tidak sesuai dengan yang direncanakan pada awalnya. Sedangkan perusahaan yang lain memutuskan untuk membatalkan ide tentang MIS dan kembali menggunakan EDP.

·         Fokus Pada Pendukung Keputusan(SPK)

            Sementara banyak yang mengamati perjuangan perusahaan untuk menggunakan MIS raksasa dengan baik, beberapa ilmuwan informasi pada Massachusets Institute of Technology (MIT) melakukan formulasi pendekatan yang berbeda. Ilmuwan ini adalah S. Scott Morton, G. Anthony Gorry, dan Peter G.W. Keen, dengan konsep yang dinamakan decision support system (sistem penunjang keputusan) atau DSS. DSS adalah informasi yang menghasilkan sistem yang ditujukan untuk masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan untuk menghasilkan keputusan yang harus dibuat.

            Masalah yang dapat dipecahkan dengan baik oleh DSS adalah masalah yang bersifat semistruktur. Structured problem (masalah terstruktur) dalah masalh yang elemennya diketahui dan hubungannya dapat ditentukan. Unstructured problem (masalah tak terstruktur) adalah kebalikannya, yaitu tak ada elemen ataupun hubungnnya yang dapat diketahui. Semistructured problem (masalah semi terstruktur) adalah bahwa beberapa elemen dan hubungannya dapat diketahui dan dimengerti, dan bebrapa diantaranya tidak dapat diketahui. Daripada menginstal satu MIS raksasa, lebih baik menggunakan pendukung DSS yang di fokuskan pada masalah yang terpisah dan merancang satu atau lebih DSS untuk masing-masing.

            Pandangan penggantian MIS dengan DSS. Beberapa orang berfikir untuk mengganti MIS dengan DSS, dan mereka menganggap bahwa konsep MIS adalah kuno. Salah satu kritik yang sering kita dengar adalah bahwa MIS memuati manajer dengan terlalu banyak informasi yang tak dibutuhkannya. Hal ini biasanya terjadi pada tahap awal, namun hal ini tidak akan terjadi selanjutnya bila konsep MIS tidak rusak. Kegagalan tersebut dikarenakan konsep tersebut dilakukan atau diterapkan dengan tidak benar.

            Pandangan bahwa DSS dan MIS berada dalam Hirarki. Beberapa orang mengganggap bahwa DSS, MIS, dan DP berada dalam satu hirarki, dimana DSS paling atas dan DP yang paling bawah. DSS memberikan dukungan pemecahan masalah yang paling banyak, dengan melibatkan manajer secara aktif dan dengan cara membuat software analisis khusus sebagai pendukung database. Sebaliknya, MIS berperan lebih pasif yang hanya memberikan informasi yang kemudian informasi tersebut harus diterjemahkan dan dijalankan oleh manajer.

            Pandangan bahwa MIS adalah sumber yang bersifat organisasional. Pandangan yang ketiga ini menganggap bahwa MIS ditujukan untuk informasi penyelesaian masalah pada kelompok manajer dengan cara umum, sedangkan DSS ditujukan untuk memberikan dukungn ke manajer tertentu dengan cara yang khusus. 

·         Fokus Pada Komunikasi(Otomatisasi Kantor)

            Selama waktu pengembangan DSS, kepentingan dan minat difokuskan pada aplikasi komputer lain, yaitu office automation (otomatisasi kantor) atau OA. OA dimaksudkan untuk mempermudah komunikasi dan meningkatkan produktifitas diantara manajer dan pekerja kantor dengan penggunaan peralatan elektronik dan elektromekanik. OA dimulai pada tahun 1964, ketika IBM mengeluarkan produk Magnetic Tape/ Selectric Typewriter (MT/ST), yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata yang telah terekam pada tape magnetik.

            Operasi pengetikan otomatis segera ditansfer ke kelas sistem yang kecil, yang dirancang secara khusus untuk word processing. Sistem kecil ini disebut word prosesor. Selama periode waktu ini, pemakai sistem komputer yang besar menyadari bahwa word prosesing dapat dilakukan dari terminal keyboard yang disambungkan ke komputer. Software word prosesing tertentu memungkinkan komputer sentral untuk melakukan fungsi yang sama seperti komputer word prosesor stand-alone. Langkah berikutnya adalah melakukan word prosesing pada mikrokomputer, dan akhir-akhir ini cara ini banyak diminati.

            Selain digunakan untuk word prosesing, office automation juga dikembangkan agar mencakup aplikasi lain, seperti telekonferensi, pengiriman suara, pengiriman elektronik, pengkalenderan elektronik, transmisi faksimile, dan desktop publishing.

·         Fokus Konsultasi(Sistem Pakar)

            Belakangan ini ada perubahan, yaitu adanya penerapan artificial intelligence (AI) untuk masalah bisnis. Ide dasar AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melakukan beberapa pemikiran logis seperti manusia. Subklas khusus dari AI yaitu expert system mendapatkan perhatian yang besar. Expert system adalah sistem yang berfungsi sebagai spesialis dalam suatu area. Sebagai contoh, expert system dapat memberikan beberapa bantuan kepada manajer, sama seperti yang diberikan oleh konsultan manajemen. Selama beberapa tahun yang akan datang, kita dapat mengharapkan expert system ini akan memainkan peranan yang lebih penting seperti halnya perusahaan yang telah memolopori aplikasi inovatif ini.

1.6.      UPAYA PENCAPAIAN SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

            Divisi marketing dari suatu perusahaan asuransi jiwa berukuran menengah menggunakan sistem informasi yang terdiri dari buku catatan yang dicetak dengan komputer, yang disiapkan secara bulanan. Beberapa cetakan ini dimaksudkan untuk membantu mnajer marketing dalam merencanakan penempatan orang yang akan menjalankan program di masa yang akan datang.

            Dengan bekerja sama, spesialis informasi dan manajer marketing telah bergerak ke tahap yang lebih jauh. Program komputer yang menyiapkan lembaran/cetakan ini dapat dianggap sebagai sistem pendukung keputusan. DSS membantu manajemen marketing dalam memecahkan masalah mengenai penetapan kekuatan penjualan untuk mencapai tujuan perusahaan.